PENGERTIAN DAN TATA CARA MEMAKAI MICROSOFT EXCEL

A.      Pengertian

Pengertian Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu rumah tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.

B.      Fungsi  Dasar

Fungsi bisa lebih efisien dengan operasi matematika dari pada formula. Untuk contoh, jika anda ingin memasukkan values sel D1 sampai D10, anda akan mengetikan rumus formula "=D1+D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10". Jalan pintas akan digunakan menjumlah (SUM) cara sederhana"=SUM(D1:D10)". Beberapa fungsi lain dan contoh diberikan dalam tabel dibawah

=SUM(…)
Fungsinya : Untuk melakukan penjumlahan
Bentuk umum : =SUM(range sel)

Contoh : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15
Penulisan : =SUM(H5:H15)

=COUNT(…)
Fungsinya : Untuk melakukan counter
Bentuk umum : =COUNT(range sel)
Contoh : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang berada di sel B5 sampai sel B15
Penulisan : =COUNT(B5:B15)

=MAX(…)
Fungsinya : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)
Bentuk umum : =MAX(range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan : =MAX(F1:F17)

=MIN(…)
Fungsinya : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)
Bentuk umum : =MIN(range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan : =MIN(F1:F17)

=AVERAGE(…)
Fungsinya : Untuk mencari nilai rata-rata
Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11 sampai A17
Penulisan :=AVERAGE(A11:A17)

=ABS(…)
Fungsinya : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam daftar argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut)
Bentuk umum : =ABS(range sel)
Contoh : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel F17
Penulisan : =ABS(F17)

=SQRT(…)
Fungsinya : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak boleh negative
Bentuk umum : =SQRT(range sel)
Penulisan : = SQRT(25)
=IF(…;…;…)
Fungsinya : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)
Bentuk umum : =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)
Contoh : Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan sbb. Jika nilai rata-rata siswa lebih
besar sama dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan sebaliknya.
Penulisan : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)
artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan 60, maka LULUS, jika kurang dari 60, maka GAGAL
Keterangan :Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak kerjakan Value_if_true, jika kondisi di sel F17
tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false

=DATE(Year,Month,Date)
Fungsinya : Untuk menghitung jumlah hari
Contoh : =DATE(73,8,11) 26887 hari

=VLOOKUP
Fungsinya :Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal
Bentuk umum:=VLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num ; Range_lookup)

=HLOOKUP
Fungsinya : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal
Bentuk umum: =HLOOKUP(lookup_value;
table_array ; Col_index_num ; Range_lookup)

=LEFT(…;…)
Fungsinya :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kiri
Bentuk umum : =LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan : =LEFT(F17;3) hasilnya Feb

=RIGHT(…;…)
Fungsinya :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan
Bentuk umum : =RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan : =RIGHT(F17;3) hasilnya ari

=MID(…;…;…)
Fungsinya :Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu dengan sejumlah karakter tertentu
Bentuk umum : =MID(teks; start_number; number_char)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter baru yang ada di sel F17 (Februari)
Penulisan : =MID(F17:3:3)


 
C.      Istilah-istilah dalam excel

1.       Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah             karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5

2.       Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.

3.        Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)

4.       Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6

5.       Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6

6.       Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7

7.       Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5

8.       Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.
Contoh : Holla nama lain range A5:G7

D.      Menulis Rumus 
1.Operasi Logika

Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya sebagai berikut :
a. = : sama dengan
b. > : lebih besar dari
c. < : lebih kecil dari d. >= : lebih besar atau sama dengan
e. <= : lebih kecil atau sama dengan f. <> : tidak sama dengan



2. Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel 2003, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().
   A.      Fungsi Logika :
                Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan adalah :

      1.       Fungsi If :
Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)
Contoh : =If(A5<17,”anak-anak”,”dewasa”)>30,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”))

      2.       Fungsi String :
Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan

      3.       Fungsi VALUE :
digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,
penulisannya : =VALUE(text)

      4.       Fungsi FIND :
digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)

      5.       Fungsi MID :
digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter, penulisannya : =MID(text,posisi awal,jumlah karakter)

      6.       Fungsi LEFT atau RIGHT :
digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter)

      7.       Fungsi REPLACE :
digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter),
penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)

      8.       Fungsi CONCATENATE :
digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string,
penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…)

    B. Fungsi Tabel :
        Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara vertikal (VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP),
penulisanya : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

Fungsi yang sering digunakan
1. fungsi Sum :Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada satu range, penulisannya : =SUM(number1,number2,..)

2. Fungsi Average :Digunakan untuk mencari nilai rata-rata,
penulisannya : =average(number1,number2,…)
3. Fungsi Max :Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)
4. Fungsi Min:Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)
5. fungsi Count :Digunakan untuk menghitung jumlah data dari range yang kita pilih
6. Fungsi Stedev :Digunakan untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range, penulisannya : =stedev(number1,number2,…)
7. Fungsi Var :Digunakan untuk menentukan nilai varience dari suatu range, penulisannya : =var(number1,number2,…)